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バックオフィス業務効率化ガイド(無料) 本記事のポイントは、3つあります。 「業務効率化」のアイデアを分類分け優先順位の高いものから順に紹介業務効率化を成功させるコツや注意点も網羅 この記事を読み進めることで、自社の課題に合わせた業務効率プランを構築していけるでしょう。 業務効率化の重要なポイントは方法選びにある 企業ごと業務の効率を下げている課題が異なるため、当てはまる解決方法は企業によってバラバラです。したがって課題を正確に把握し、方法選びの基準を明確にすることが、もっとも重要な業務効率化のポイントといえます。 方法選びについては、コストを優先するのか、効果を優先するのかによって、選ぶ軸が異なります。 効果を優先するならツールの導入や外部リソースの利用を検討 「コストよりも効果と成果の速さが優先」であれば、ツールやシステムの導入や外部への業務委託に関するアイデアが向いています。どちらも業務にかかる時間を短縮したり、業務そのものを無くす方法のためです。 特に工数管理ツールを活用すると、業務の進捗状況、工数、コスト情報が全て可視化できるため、何が原因で業務量を増やしているのか課題が明確になります。 そしてその課題を改善することで、業務を効率化することができます。 下記に、75,000ユーザーが導入した1分で入力が完了する工数管理ツールを紹介していますので、気になる方は資料をダウンロード(無料)してみてください。 参考:TimeTracker NX製品カタログ 参考:経理や労務など専門業務をサービス『SUPPORT₊iA』 コストを優先するなら、業務効率化のアイデアを片っ端から実践していく 「効果よりもコストが優先」である場合は、自分たちでできる工夫の範囲で改善を目指せるアイデアの取り入れが向いています。 導入コストが不要なほか、新しいシステムやツールを選定したり、使用方法を覚えたりする時間もかからないためです。 この場合、何を始めるか協議するよりも、とにかく着手することをおすすめします。そのうえで、効果が出たものに注力していくのが良いでしょう。 参考:在宅勤務時の生産性を爆上げする超情報共有術 ツール・システムを活用した効率化6選 ツールやシステムの導入は、コストはかかっても、早く効率を目指したい場合に選びたい「方法」といえます。 ここでは6つの方法を、以下の3つの軸を基準に、実行しやすく、改善効果が早く、高く現れやすい順に紹介します。 1.クラウドサービスを利用する クラウドサービスは、ネットに接続されたサーバーが提供するサービスを、ネット経由で手元のパソコンなどで利用できる点が強みです。新型コロナウイルス感染拡大を受け、多くの企業が導入に踏み切っています たとえばクラウドサービスによるデータ共有は、ネットに接続できれば、データをどこでも共有できるため、自宅と会社どちらでも業務可能です。メールや個人のタスク、ToDoリストを共有し、スケジュール管理も可能になります。作業効率において重要な、従業員同士のコミュニケーションにも貢献してくれるでしょう。 また、クラウドサービスはテレワークとの相性が良いのが特徴です。新型コロナウイルスの影響でテレワークの推進が加速しているビジネスシーンにおいて、クラウドサービスの利用は業務効率化を考えるうえでなくてはならないものとなっています。 事実、ITmedia NEWSが読者に対し実施したアンケートによると、回答者のうち87%がテレワークを導入し、さらに35.2%の回答者がテレワークの課題解決のため、積極的にITへの投資を考えていると回答しています。 参考:【調査報告】 長期化するコロナ対策としてクラウド需要が急拡大 | プレスルーム | アイティメディア株式会社 参考:TimeTracker NX製品カタログ また、業務効率化に必要なデータの分析をクラウドサービスで行うこともできます。 データ分析に必要なデータの収集・蓄積、分析、報告をクラウドで一括管理「GoodData」 2.ペーパレス化に取り組む ペーパーレスは言葉通り「紙をなくすための試み」を指しますが、これも業務効率の改善に大きなインパクトを与えます。 日常的に印刷している会議資料や、契約などにかかる書類を電子化することで、ペーパーレスな経営を実現していきます。 実際に削減できる業務は以下ようなものが挙げられます。 紙の印刷契約書の製本文書の検索性書類情報の入力の手間押印作業書類の管理(ファイリングなど) 特筆すべき点はコストカット・顧客満足度の向上などの効果にも期待できる点です。 たとえば電子契約であれば、契約書の印刷代・印紙税や、書類作成・製本・郵送などにかかる人件費を大幅に削減できます。 国内最大級の電子契約サービス「クラウドサイン」サービス概要 また、オンライン上で契約締結が可能なので、契約にかかる時間が紙の契約の場合と比べて早いです。サービス提供までの期間を大幅に圧縮できるので、顧客満足度のアップにつながります。 参考:「クラウドサイン AI」で紙の契約書を読み取り、契約期間管理を自動化へ 電子契約とは?メリットデメリット・法律・やり方まで詳しく解説 3.面接のWEB化(オンライン面接) オンライン面接は、地方にいる優秀な人材にも、効率的にアプローチできるアイデアです。たとえば一次面接をWeb上で行って人材を広く募集し、二次面接では対面にしてより詳しくお互いを理解し合う、という方法も行えます。 求職者側の負担と採用に至るコストを減らしながら、面接の質の向上を目指せるでしょう。 参考:営業と採用の業務効率化だけでなく、企業ブランドにも貢献。C-mindの導入事例 – meet in メディア 4.自動化する ツールの活用により、自動計算やデータの自動反映など、業務の一部が自動で進むように構築していくアイデアです。 たとえば、毎回入力したデータをもとに同じ式で計算を行うのであれば、Excelのマクロを組んでおき、1クリックで処理できるようにして方法が挙げられます。計算にかける時間が減らせるだけでなく、単純な計算間違いの防止が可能です。 また、RPA(人がコンピュータ上で実行する作業を、ロボットが記憶・自動化するシステム)の導入も、業務の自動化に大きく貢献してくれます。 たとえば、営業現場で得られる膨大な量の顧客情報の整理・収集をRPAで自動化することで、見込み客とそうでない客を可視化したり、それぞれの顧客に対するアプローチを適切に行うことも可能です。 マンパワー不足を解決し、ノンコア業務にかかる時間をさらに減らせるでしょう。 参考:RPA業務自動化の導入事例【業界ごとの詳細】|アイティフォー 5.システム化する 給与や営業、勤怠管理など、さまざまな業務の管理システムを導入し、会社のシステム運用の仕組みそのものをIT化する方法です。 たとえば、社員の勤怠情報をクラウド上に管理、データを給与を自動計算するシステムを備えることで、勤怠集計や給与計算に関する業務を大きく減らせます。リアルタイムで社員の勤怠管理が行えるため、働き方や働く時間の柔軟性も高まります。 効果が高い反面、これまでのシステムを一新するため、実行の難易度は高いアイデアです。将来を見越し、さらなる業務効率化を目指す際に検討するとよいでしょう。 参考:労務管理システムをオールクラウド化し、勤怠管理と人事給与関連業務を50%効率化...