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残業時間を把握できているのであれば問題ありませんが、「社員が無断で残業している」「タイムカードに計上せず、サービス残業をしている」など社員の残業状況を管理できておらず、課題に感じている企業も多いのではないでしょうか。 このような課題をお持ちの企業は残業を申請制にすることで解決できる可能性があります。 残業申請とは、社員が残業内容を上司に申請し、承認された場合にのみ残業を行う方法です。 残業を申請制にすることで無駄な残業時間が減り、長時間労働の解消による働き方改革、職場改善につながります。 本記事では、残業申請制の必要性やメリット、導入する際の流れや注意点についてまとめました。 この記事を読むことで残業申請制が必要かどうか判断でき、導入する際もスムーズに手続きができるようになります。 残業管理など勤怠管理のお悩みを解決!マネーフォワードクラウド勤怠 残業申請の必要性 知らないうちに「残業時間が労働基準法や36協定に違反していた」とならないためにも、残業の申請制度を導入する必要性があります。 残業申請の必要性労働基準法の違反を防ぐためサービス残業によるトラブル・裁判を防ぐため残業申請によって得られるメリット無駄な残業代を減らすことができ、コスト削減につながる上司・部下間で業務内容を共有することで生産性向上につながる社員のメンタルヘルスの改善につながる残業申請を導入する際の手順1.残業申請の導入前の事前確認2.就業規則の変更3.残業申請書の作成適切に残業管理をするためのポイント残業時間の限度を決める人事評価を見直す勤怠管理システムを導入する残業申請を取り入れる際に注意すべきこと残業申請のルールやシステムが形骸化しないよう管理する残業代の切り捨てをしない黙示的指示が発生しないよう業務量の調整を行うまとめ勤怠管理システム導入の前に整理しておくポイント(PR) 残業申請が必要な理由として、以下の2つがあげられます。 労働基準法の違反防止になるためサービス残業によるトラブル・裁判を防ぐため 詳しく解説します。 労働基準法の違反を防ぐため 残業を申請制にすることで社員一人一人の残業時間を管理でき、労働基準法違反の防止になります。 労働基準法で1日8時間まで、1週間では40時間と労働時間が決められており、これを超える場合には社員と企業間の労使間で36協定の締結が必要です。 残業時間を管理できていないと法定労働時間や36協定で取り決められている労働時間を社員も管理者も知らないうちに超過し、法律違反となる可能性があります。 労働基準法の違反が発覚した場合には「1年以上10年以下の懲役または20万以上300万円以下の罰金」、36協定に違反した場合は「6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が課せられます。 参考:36協定で定める時間外労働及び休日労働について留意すべき事項に関する指針|厚生労働省 残業を申請制にすれば、残業時間への意識が高まりやすくなるため、残業時間の超過や労働基準法の違反を未然に防ぐことができます。 サービス残業によるトラブル・裁判を防ぐため 残業を申請制度にすることで、サービス残業によるトラブルや裁判を防ぐことができます。 サービス残業が横行すると社員の働き方に関する満足度が低下するだけでなく、残業代未払いによる裁判に発展する可能性があります。 また、サービス残業の横行が明らかになることで会社の評判低下にもつながります。 社員にサービス残業をさせないためにも、残業を申請制にすることが大切です。 残業申請によって得られるメリット 残業申請制度にすることによって得られるメリットは以下の通りです。 無駄な残業代を減らすことができ、コスト削減につながる上司・部下間で業務内容を共有することで生産性向上につながる社員のメンタルヘルスの改善につながる 詳しく解説します。 無駄な残業代を減らすことができ、コスト削減につながる 残業を申請制にすることで生活残業(残業する必要のない業務であっても生活のために残業代を稼ぐ行為)を未然に防ぎ、無駄な残業代によるコストを削減できます。 生活費のために業務が終わっているにもかかわらずタイムカードを切らずに会社に残っている社員がいる場合は、余分に残業代を賃金として払わなければならない可能性があります。 上司が「残業が必要な業務かどうか」を判断し承認するフローをもうけることによって、無駄な残業を防いでコストを削減することができます。 無駄な残業がなくなれば、社員一人一人の残業時間も少なくなり、労働基準法や36協定に違反するリスクも下げられます。 参考:【担当者必見】人件費削減を成功させるための方法5選を紹介 上司・部下間で業務内容を共有することで生産性向上につながる 残業申請時に残業する理由も合わせて共有してもらうことで、残業時間に制限をかけたり、不要な業務については上司の判断で残業を拒否することができます。 上司は部下から共有された情報を元にタスク量やスケジュールを変更できるので、業務効率化が実現可能です。 また、残業業務が明確になることで社員自身も時間を意識して業務に取り組むようになります。 時間を意識することで無駄な作業を減らせるため、生産性向上につながります。 社員のメンタルヘルスの改善につながる 残業申請を取り入れて社員一人一人の残業時間を減らすことにより、メンタルヘルスの改善につながります。 厚生労働省により公表された平成29年版過労死等防止対策白書では、残業時間を0に近づけることでメンタルヘルスの良好化につながることが記載されています。 ただし、残業申請を取り入れることで残業時間が0になるというわけではありません。 残業申請を通じて業務量を適切な量に調整して残業時間を減らすことが、結果的に社員のメンタルヘルスの改善につながります。 残業申請を導入する際の手順 残業申請を導入する際の手順は以下の通りです。 導入前の事前確認就業規則の変更残業申請書の作成 詳しく解説します。 1.残業申請の導入前の事前確認 残業申請を取り入れる前に以下の事前確認を行う必要があります。 労務・人事・経営陣の理解を得る残業の申請から承認までのフローを取り決め残業申請の承認時のイレギュラーが発生した時の対応方法 残業申請を取り入れるためには残業時間を管理しないと「法律に違反する可能性」「社員の訴えによる裁判の可能性」等を伝え、残業申請を取り入れるべき理由を理解してもらうことが必要です。 理解が得られたら残業申請を承認するフローを決めます。 あわせて残業申請時にイレギュラーが発生した時の対応方法なども決めておきましょう。 例えば、「グループの責任者クラスであれば、直属の責任者でなくても残業申請の承認ができる」といったルールを適用するなど、さまざまな決まりを作る必要があります。 残業申請を優先するあまり業務に支障が出ないよう承認までのフローを整備しましょう。 2.就業規則の変更 残業申請を取り入れる際には就業規則の変更が必要です。 残業は原則申請制とする旨を記載し、残業申請の規定を記入します。 残業申請の時間(15分・30分単位など規定すれば時間内に業務を遂行する意識が生まれ生産性につながる)所定労働時間終了前に申請を行う 上記のような規定を決め、就業規則に明記します。 就業規則が変更した場合は、労働基準監督署に届けることと社員に周知することを忘れないようにしましょう。 労基法106条1項、労基則52条の2では、「就業規則を作成し、労基署へ届けるだけでなく、常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は、備え付けること、書面を交付すること、又はコンピュータを使用した方法によって、労働者に周知させなければならない」と定められいます。 守らなかった場合は30万円以下の罰金が処せられるので気をつけてください。 参考:労働基準法 | e-Gov法令検索 3.残業申請書の作成 残業申請を取り入れる準備ができたら、社員が記入する残業申請書を作成します。 残業申請書には以下の内容を記載しましょう。...